Переезд офиса на новое место – это настоящее испытание на прочность для коллектива любой компании. В условиях мегаполиса с его большими расстояниями, время, затрачиваемое на дорогу, является одним из определяющих критериев выбора места работы. После офисного переезда на окраину города, руководство компании рискует потерять большую часть коллектива, не принявшую новое расположение.

Сотрудники, со временем вкусив все прелести ежедневного 3-4х часового пребывания в метро и пробках, неизбежно начинают посматривать в сторону работы в организациях, расположенных куда поближе к месту их жизни. Это реальность, которую приходится принимать, соглашаясь осуществить переезд компании в экономные офисные помещения на периферии. Информирование и правильная подготовка к офисному переезду является одним из главных шагов к успешной работе на новом месте. Но каким бы не был трудоемким весь процесс организации офисного переезда, это прекрасная возможность для дальнейшего развития любой компании. Нам не просто привыкнуть к переменам, поскольку стабильность – это одна из наших главных базовых потребностей. Но в условиях высокой конкуренции перемены – это часть стратегии развития и выживания бизнеса, непременный атрибут и стиль жизни менеджеров и собственников. Любые перемены болезненно воспринимаются коллективом компании, решившейся на перевозку офиса, т.к. это означает изменение уже привычных процессов, сдвиги в карьерной лестнице, смена позиции и переподчинение. Офисный переезд может быть приурочен к внутренней реорганизации и, принимая решение о переезде компании, Вы соглашаетесь с изменением состава коллектива - неизбежным следствием любого крупного переезда офиса.

Один из наиболее ответственных этапов подготовки к крупному офисному переезду – планирование всего процесса путем составления, согласования и утверждения план-графика с указанием работ, дат, сроков и исполнителей каждой отдельной работы. Грамотно составленный план-график помогает на протяжении всего процесса контролировать этапы и сроки выполнения тех или иных работ и позволяет эффективно распределить ресурсы и время, отведенное для перевозки офиса на новое место.

Следующая задача, которой необходимо уделить пристальное внимание при организации профессионального офисного переезда – составление плана размещения рабочих мест сотрудников, мебели и оргтехники общего пользования. При разработке такого плана должно быть учтено взаимодействие в коллективе на уровне микрогрупп, межличностное взаимодействие, эргономические параметры, должность сотрудника и территориальные особенности помещения. Обычно пространство делиться таким образом, чтобы между отделами, контактирующими друг с другом, осуществлялось взаимовыгодное и эффективное взаимодействие. Очень важно, чтобы при согласовании плана вы получили больше положительных откликов, нежели отрицательных.

Также просим Вас заранее составить список лиц, задействованных в офисном переезде и заказать пропуска для входа на территорию нового и старого офиса; подать заявку на проезд транспортных средств нашей компании, задействованных при перевозке офисной мебели, оргтехники и личных вещей сотрудников. Для грузовых транспортных средств на время переезда офиса должны быть зарезервированы места на стоянках перед старым и новым офисом, так чтобы от автомобиля до входа в здание было минимальное расстояние.

Переезд компании для любого сотрудника – это изменения существенной части его жизни (посчитайте, сколько времени Вы уделяете работе в сравнении с личной жизнью). Чтобы исключить возможные негативные последствия и свести к минимуму стрессы, связанные с потерей или поломкой дорогих Вашим коллегам предметов, необходимо заранее и своевременно провести информирование о предстоящем офисном переезде на общем собрании и/или путем рассылки информационных писем. Лучше всего на время проведения работ по переезду офиса обеспечить 100% присутствие всего персонала. Желательно исключить отпуска и объявить мораторий на командировки. Каждому сотруднику высылать информационное письмо с памяткой по подготовке к переезду офиса компании, которую необходимо заранее получить у нас (у менеджера мувинговой компании).

В информационном письме необходимо указать:

• сроки переезда офиса;
• новый адрес, на который осуществляется переезд офиса компании;
• задачи, стоящие перед каждым сотрудником при подготовке к перевозке офиса и по окончании офисного переезда;

К информационному письму Вы должны прикрепить памятку по подготовке к переезду офиса компании и найти подходящие слова, чтобы каждый сотрудник с нею ознакомился. Желательно, чтобы в каждом подразделении, отделе, группе руководитель распечатал памятку и довел ее содержание до каждого своего подчиненного.

Сотрудники, в период подготовки к переезду офиса, свои личные вещи упаковывают самостоятельно. Для этого мы (мувинговая компания) заранее доставляем коробки для документов. В памятке содержится информация об особенностях упаковки и маркировки картонных коробок, в которые помещаются предметы со стола, из тумбочки и шкафов.

Помните, что подготовка к профессиональному офисному переезду – это ответственный этап, определяющий успешный переезд компании, от этапа подготовки ведется отсчет конечной даты завершения работ, чтобы предусмотреть все возможные варианты развития событий будьте на связи с нашими менеджерами, получите все необходимые консультации и тогда мы гарантируем своевременное начало работы Вашей компании в новом офисе!